Centraal administratief adviseur - Centrale Administratieve Equipe

Functieomschrijving

• Je vervangt langdurig afwezige medewerkers gedurende beperkte periodes op verschillende diensten van het ziekenhuis, zoals hospitalisatie-afdelingen, medisch-technische diensten en bedrijfsondersteunende diensten. Na een korte inwerkingsperiode functioneer je als volwaardig teamlid en kun je flexibel schakelen tussen uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden, afhankelijk van de behoeften van de dienst waar je bent tewerkgesteld.
• Afhankelijk van de dienst waar je werkt, kunnen jouw taken omvatten:
  • Het beheren van dossiers op het gebied van patiëntenadministratie, financiële administratie, personeelsadministratie, …
  • Het  secretariaat van de dienst verzorgen met uiteenlopende administratieve taken, zoals het opstellen van brieven, plannen van vergaderingen en het beantwoorden van interne en externe telefoongesprekken.
  • Het klantvriendelijk onthalen en informeren van patiënten, klanten en bezoekers en zorgen voor een efficiënt en nauwkeurig afsprakenbeheer.
  • Optreden als centraal aanspreekpunt voor een vlotte en correcte opvolging van de planning, correspondentie, agenda's, verslaggeving en het respecteren van deadlines.
• Je analyseert administratieve processen op de dienst waar je bent tewerkgesteld en werkt zelfstandig voorstellen uit voor het verbeteren van efficiëntie en kwaliteit. Hierbij formuleer je adviezen voor optimalisaties en quick wins, die je in overleg met de dienst implementeert. Door het delen van best practices en het waarborgen van de kwaliteit, draag je actief bij aan de continue verbetering en vernieuwing van de administratieve dienstverlening in het ziekenhuis.
• Je streeft naar een efficiënte en uniforme administratieve werking binnen de verschillende diensten in het ziekenhuis.
• Je bent een verbindende schakel tussen de werkvloer en administratieve innovaties. Je werkt nauw samen met verschillende diensten om efficiënte en duurzame oplossingen te implementeren.
• Je werkt steeds in dagdiensten van 8u-17u en stelt je flexibel op waar nodig.

Gewenst profiel

• Je hebt relevante werkervaring in een administratieve, polyvalente functie en bent gemotiveerd om mee te werken aan de optimalisatie van administratieve processen. Je redeneert op masterniveau. 
• Je hebt een uitstekende beheersing van het Office-pakket en toont je leergierigheid door snel nieuwe software en digitale tools eigen te maken.
• Je past je snel aan nieuwe omgevingen aan en voelt je thuis in uiteenlopende administratieve contexten.
• Je omarmt vernieuwing en draagt actief bij aan kwaliteitsverbetering van processen en diensten.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen.
• Je blijft efficiënt functioneren in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk, ook bij tegenslag, teleurstelling of kritiek.
• Je maakt en behoudt in elk professioneel contact een correcte, verzorgde en geloofwaardige indruk.
• Je communiceert helder en gestructureerd, afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je komt op een constructieve wijze op voor je eigen mening of belang, ook in minder evidente situaties.
• Je gaat duurzaam en bewust om met middelen en relaties.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Je bent leergierig en neemt proactief deel aan opleiding en kennisdeling.
• Je staat volledig achter de kernwaarden van UZG: respectvol, integer en verantwoordelijk handelen vormen de basis van jouw manier van werken.

Selectieprocedure

Deel 1: preselectie op cv en motivatiebrief.

Deel 2: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Indien je slaagt voor de redeneertesten is er aansluitend een praktische oefening/casus.  De testen gaan door op woensdag 29 januari 2025 om 17u30 op de campus van UZ Gent.
Deel 3: competentiegericht interview op dinsdag 11 februari of donderdag 13 februari 2025 (namiddag).