Secretaris Urologie

Functieomschrijving

•    Je biedt voor 75% administratieve ondersteuning aan de dienst en de leidinggevende van de Poli Urologie en 25% aan team Klinische studies Urologie.
•    Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie, schakelt telefoongesprekken gericht door en/of maakt telefonische afspraken. 
•    Je zorgt voor het ontvangen, sorteren, verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post. 
•    Je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal, je bent het aanspreekpunt bij vragen, problemen en/of klachten. 
•    Je verzorgt de patiëntenadministratie. Je beheert, verbetert en vervolledigt de patiëntendossiers. Je typt consultatiebrieven voor de zorgverleners. 
•    Je staat in voor het agendabeheer en je geeft patiënten ambulante vervolgafspraken. 
•    Je staat in voor de tekstverwerking van documenten. Je controleert de spelling en verzorgt de lay-out. 
•    Je verwerkt en filtert de inkomende mails. 
•    Je voert algemeen administratieve en logistieke ondersteunende taken uit (mailing, scanning, archivering, printen, agendabeheer, probleemmeldingen ICT via Facilink,...) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst. 
•    Je staat in voor ondersteuning bij onderwijsactiviteiten (bv examentoezicht)
•    Je staat in voor het stockbeheer van de materialen voor de klinische studies
•    Je zorgt ervoor dat de patiëntengegevens correct ingebracht worden in het dossier van de klinische studies. 
•    Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en- vaardigheden en past nieuwe inzichten toe in de praktijk. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten, werkoverleg, ... je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZG. 
 

Gewenst profiel

•    Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. 
•    Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software
•    Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
•    Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt. 
•    Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
•    Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
•    Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
•    Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
•    Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
•    Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 
 

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend).  De testen vinden plaats op dinsdag 11 februari 2025 om 17u15, dit gaat door op de campus UZ Gent.
Deel 2: Prelectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: Competentiegericht interview op dinsdag 4 maart 2025 (namiddag).