Administratief assistent hoofdverpleegkundige

Functieomschrijving

Als administratief assistent maak je deel uit van de dienst Centrale administratie van het UZ Gent. In deze rol ben je de rechterhand van een aantal hoofdverpleegkundigen van hospitalisatieafdelingen en speel je een cruciale rol in het ondersteunen en optimaliseren van personeelsplanning en administratieve processen.

• Personeelsplanning
  • Samen met de hoofdverpleegkundigen zorg je voor een optimale personeelsplanning en een correcte verlofregeling. Je houdt rekening met de behoeften van de dienst, signaleert potentiële knelpunten in de bezetting en denkt proactief mee over oplossingen.
• Je beheert de agenda’s van de hoofdverpleegkundigen.
• Optimalisatie van administratieve processen.
  • Je werkt mee aan het optimaliseren van administratieve processen binnen de diensten. Door de processen zo veel mogelijk te standaardiseren en op elkaar af te stemmen streven we naar efficiënte administratie. 
  • Je faciliteert en coördineert terugkerende overlegmomenten met de hoofdverpleegkundigen. Hierbij geef je advies rond specifieke thema’s en implementeer je best practices.
• Je neemt taken op met betrekking tot de opstart en opvolging van nieuwe medewerkers.
• Administratieve ondersteuning
  • Je ontzorgt de hoofdverpleegkundigen door hen te ondersteunen met diverse administratieve taken, afgestemd op de specifieke behoeften van de diensten. Voorbeelden zijn: organisatie van evenementen, takenlijsten opvolgen, opvolgen vormingen en opleidingen, beheer van financiële zaken, Excel bestanden optimaliseren, opvolgen studenten en stagiaires, coördineren van communicatie en informatiedeling, beleidsvoorbereidende taken, …
• Overleg en verslaggeving
  • Je neemt deel aan vergaderingen en werkoverlegmomenten, je verzorgt daarbij de verslaggeving en opvolging to do’s.
• Bij afwezigheid van een hoofdverpleegkundige fungeer je als eerste aanspreekpunt voor het team.
• Je rapporteert aan de teamverantwoordelijke Centrale administratie.
• Je werkt in dagdiensten.

Gewenst profiel

• Je redeneert op masterniveau en je beschikt bij voorkeur minimum over een bachelor diploma. 
• Ervaring met personeelsplanning is een grote meerwaarde.
• Ervaring in een administratieve functie is een grote troef. 
• Je hebt een doorgedreven kennis van het Office-pakket. Je bent bereid je snel in te werken in specifieke software zoals SP-Expert, Oazis,…
• Je staat voor de 3 kernwaarden van het UZG: je handelt respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je hebt goede organisatie skills. Je houdt van plannen en organiseren, je kan de juiste prioriteiten stellen en je houdt rekening met vooropgestelde doelstellingen. 
• Je communiceert helder, gestructureerd en constructief, afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten. 
• Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen.
• Je past je gedrag aan situaties, personen, overtuigingen en verwachtingen aan. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn jouw grote sterktes.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
• Je gaat duurzaam en bewust om met middelen en relaties.
• Je blijft efficiënt functioneren in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk, ook bij tegenslag, teleurstelling of kritiek.
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je maakt en behoudt in elk professioneel contact een correcte, verzorgde en geloofwaardige indruk.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), administratieve nauwkeurigheid en plannen en organiseren en persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Deze testen gaan door op de campus UZ Gent op dinsdag 29 april 2025 om 17u15.

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.

Deel 3: praktijkgerichte casus en competentiegericht interview op vrijdag 16 mei 2025 (voormiddag) of vrijdag 23 mei 2025 (voormiddag).