Administratief en beleidsmedewerker Centrale Mobiele Verpleging en zorg

Functieomschrijving

• Samen met het leidinggevende team werk je mee aan de ontwikkeling en het beleid van de centrale mobiele verpleging en zorg binnen het kader van de missie en visie van het ziekenhuis om een kwalitatief hoogstaande, klantgerichte dienstverlening te blijven verzekeren.
• Je werkt inhoudelijk en administratief mee aan nieuwe projecten in het kader van kwalitatieve dienstverlening en je volgt bestaande projecten op. 
• Je rapporteert naar het diensthoofd en de leidinggevenden en je biedt algemene administratieve ondersteuning voor een vlotte werking van de dienst. 
• Je helpt bij de voorbereiding van de personele begroting. 
• Je maakt deel uit van het planningsteam van de centrale mobiele equipes, je staat samen met collega's in voor de dagelijkse planning van de verpleegkundigen en logistieke medewerkers voor inzetten in het UZ Gent. 
• Op basis van objectieve tools zorg je voor een zo efficiënt mogelijke toewijs van medewerkers op de verschillende diensten. 
• Je ontwikkelt Exceldatabases voor de verschillende mobiele equipes. Je  voert de nodige bewerkingen uit ( rapporten, statistieken, presentaties) en je geeft data aan voor toelichting op BOC, overlegmomenten en jaarverslagen of je presenteert zelf deze informatie aan derden. 
• Je haalt de nodige data uit het programma Team n Time die je omzet in grafieken en rapporten. 
• Je volgt de data van inzet van externe interims ziekenhuisbreed mee op in de registratietool voor de directeur verpleging in kader van rapportage aan directie
• Je communiceert vlot, geeft informatie gericht door en onderhoudt dagelijks contacten via mail en telefoon.
• Je organiseert vergaderingen, je notuleert en zorgt voor de verslaggeving voor vergaderingen van directie verpleging. 
• Je biedt een luisterend oor naar de medewerkers in de eerste opvang, je lost problemen op en rapporteert naar de leidinggevenden. 
• Je rapporteert naar het diensthoofd en de leidinggevenden en je biedt algemene administratieve ondersteuning voor een vlotte werking van de dienst. 
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en-vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. 

Gewenst profiel

• Je hebt zeer sterke administratieve vaardigheden en je kan beleidsmatig meedenken. Kennis van medische terminologie en de werking in een ziekenhuis is een meerwaarde. 
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint) en je werkt zeer vlot met MS Excel. Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren. 
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk. 
• Je bent sterk in plannen en organiseren, je kan dagelijks werken met deadlines. 
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van de medewerkers. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s. 
• Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen/deadlines te behalen.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je werkt hoofdzakelijk in het UZ Gent. 

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend).

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.

Deel 3: praktijkgerichte casus MS Excel + competentiegericht interview op maandag 8 januari 2024 (namiddag).