Administratief medewerker Poli Oogheelkunde

Datum: 19-jan-2023

Plaats: BE

Bedrijf: Universitair Ziekenhuis Gent

In het UZ Gent kom je terecht in een innovatieve omgeving die oog heeft voor je talent en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het engagement van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent een baken van zorg. Maak jij binnenkort mee het verschil?

Ga voor een uitdagende job als Administratief medewerker Poli Oogheelkunde (100 % Contractueel). 

Dit is een voltijdse functie voor 1 jaar met reële kans op verlenging en contract onbepaalde duur na 2 jaar. 

 

Functieomschrijving

Je wordt tewerkgesteld binnen de poli oogheelkunde. Een dynamische dienst met een heel divers team van artsen, met verschillende specialisaties.
De dienst oogheelkunde binnen het UZ Gent  heeft een internationale patiëntenpopulatie, omwille van doorverwijzing van perifere ziekenhuizen, artsen en omwille van de gespecialiseerde hulpverlening. 

  • Je biedt administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de dienst oogheelkunde en aan het diensthoofd. 
  • Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie, schakelt telefoongesprekken gericht door en/of maakt telefonische afspraken. Ongeveer 30% van de patiënten zijn franstalig. 
  • Je zorgt voor het ontvangen, sorteren en verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
  • Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal. Je treedt in overleg met de leidinggevende, verpleegkundige, arts waar nodig.
  • Je volgt verslagen op en staat in voor het opmaken van allerlei (medische) documenten voor patiënten, instellingen of artsen.
  • Je staat in voor het agendabeheer en volgt de planning ASO verder op en geef je patiënten ambulante vervolgafspraken.
  • Je verwerkt opdrachten van artsen via ToDo in Eyefile.
  • Je voert algemene administratieve taken uit (mailing, scanning, printen, agendabeheer, tarificatie, probleemmeldingen ICT via Facilink,…) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
  • Je formuleert op eigen initiatief voorstellen inzake een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
  • Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
     

Gewenst profiel

  • Je hebt minstens een diploma secundair onderwijs. Je hebt bij voorkeur enige administratieve ervaring in een complexe dienstverlenende sector. 
  • Je hebt kennis van medische terminologie en/of je bent bereid om je te verdiepen in het kennisdomein omtrent oogheelkunde.  
  • Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren. 
  • Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
  • Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, spreek je voldoende Frans en Engels.
  • Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk. 
  • Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken. 
  • Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
  • Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s. 
  • Je bent en toont je verbonden met je collega’s, opdracht en beroep.
  • Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten. 
  • Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
  • Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken. 
  • Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, nauwkeurigheid, plannen en organiseren, kennis van MS Word en MS Excel (uitsluitend) en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Kandidaten die voldoen aan de diplomavoorwaarden zullen een uitnodiging voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail op 9 februari 2023.  Kijk zeker de ongewenste mails / spam na indien je geen mail zou ontvangen hebben.  Indien je reeds bent opgenomen in de wervingsreserve voor administratief medewerker hoef je deze testen niet opnieuw te doen.

 

Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.


Deel 3: competentiegericht interview op dinsdag 28 februari 2023.

 

Salarisschaal
Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens het geldende UZ barema, afgestemd op je functie en de toegekende relevante anciënniteit.

Je kan een loonsimulatie opvragen.

Troeven UZ Gent

  • Je krijgt naast de on-the-job opleiding voldoende mogelijkheden om interne opleidingen (persoonlijk en technische competenties) te volgen en je extern bij te scholen. Voor leidinggevenden voorzien we ook persoonlijke ontwikkelingstrajecten. 
  • Gratis hospitalisatieverzekering en gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer. Je krijgt ook een fietsvergoeding.
  • Een gunstige uurregeling en interessante verlofregeling met 26 dagen verlof en 12 recuperatiedagen (40 urenweek i.p.v. 38 urenweek). Daarnaast ook officiële feestdagen, reglementaire feestdagen (2 november, 15 november en 26 december), een decretale feestdag (11 juli) en 2 halve dagen Gentse Feesten a rato van het tewerkstellingspercentage.
  • Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen.
  • Ontdek ook de andere troeven.


Hoe solliciteren
Klik op 'solliciteer nu' en voeg jouw gegevens voor deze functie (motivatiebrief, CV en vereiste diploma’s) toe ten laatste op woensdag 8 februari 2023.

Heb je nog vragen
Dan kan je altijd terecht voor administratieve inlichtingen bij:
Kim Impens
Selectieassistent Rekrutering en loopbaan
T 09 332 01 49
E rekrutering@uzgent.be

of voor functionele inlichtingen bij:

Leentje Verstraeten
T 09 332 46 32
E leentje.verstraeten@uzgent.be


Denk zorg, denk samen – voor topteams is talent belangrijker dan afkomst, gender, leeftijd, geaardheid, religie, beperking. We moedigen alle talent aan te solliciteren.
We stellen het op prijs als kandidaten zich degelijk informeren en voorbereiden op het selectiegesprek. We staan open voor een informatief gesprek en eventueel een bezoek aan de afdeling vooraf.