Administratief medewerker poli TVHK, lymfekliniek en wondzorgcentrum

Functieomschrijving

• Je wordt tewerkgesteld op de poli Thoracale en Vasculaire Heelkunde (TVHK) , lymfekliniek en wondzorgcentrum.
• Je beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen, verstrekt de correcte informatie of je verbindt, indien nodig, oproepen door.
• Je verzorgt het onthaal van bezoekers/patiënten en je geeft hen de nodige informatie omtrent de dienstverlening en bemant volgens het rooster het algemeen poli onthaal van de dienst en combineert dit met back office taken.
• Je vangt patiënten op na hun consultaties en handelt administratief af: je maakt nieuwe afspraken binnen de dienst, op andere diensten of extern.
• Je registreert correcte informatie in het elektronisch patiëntendossier. Je vult formulieren en documenten in. Je voert administratief ondersteunde taken uit zoals typen van brieven, mails, …
• Je genereert brieven naar huisartsen, verwijzers en patiënten.
• Je staat in voor de administratieve opvolging voor conventies: planning, inkomende financiering, correcte facturatie, analyse en rapportering.
• Je bent back-up voor jouw administratieve collega’s binnen de dienst en kan ingezet worden volgens dienstnoodwendigheid.
• Je rapporteert rechtstreeks aan de office manager van de dienst, specifieke bijkomende taken verlopen via de office manager
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op zowel naar taakinhoud en werktijden.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten.  Je informeert je over de relevante ontwikkelingen. 

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau op bachelor niveau.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten, stelt je hulpvaardig op en je bent empatisch.
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen.
• Je communiceert vlot, helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je voert je werk zelfstandig uit, daarnaast ben je ook een teamplayer.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
• Je stelt je flexibel op volgens de noden van de dienst.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend), de testen vinden plaats op dinsdag 15 september 2026.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief
Deel 3: competentiegericht interview op maandag 12 oktober 2026.