Dossierbeheerder laboratorium voor klinische biologie

Functieomschrijving

Binnen het labo klinische biologie ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve taken.

• Als eerste aanspreekpunt ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor een aangenaam en professioneel telefoonverkeer met de artsen, verpleegafdelingen en externe laboratoria. Je beantwoordt telefonische oproepen zo mogelijk zelf, verstrekt informatie en/of schakelt oproepen door naar de bevoegde persoon. Je volgt samen met je collega’s de behandeling van de dienstmail op. 
• Je staat in voor de tarificatie, dit voor diverse facturen binnen het labo. 
• Je voert kwaliteitstaken uit in overleg met de kwaliteitsverantwoordelijke: 
  • administratieve opvolging van toestellen (aankoopgegevens, opvolgen onkostennota’s defecten, …)
  • registratie aanwezigheden vormingen in het kwaliteitsmanagementsysteem, organiseren van labbrede vormingen
  • uitvoeren van documentenbeheer in het kwaliteitsmanagementsysteem (uitnodigen schrijvers, opstarten beoordelingen, distributie documenten)
• Je verzorgt de administratieve opvolging in het lab informatica systeem in overleg met de artsen van de zorgafdelingen, de stafleden klinische biologie en IT-UZGent
• Je beheert administratieve voorraden. Je staat in voor ontvangst en controle van ontvangen zendingen/bestellingen, doet opvolging van onkostennota's, inventaris ICT, bestellingen,…
• Je overganiseert vormingsavonden
• Je organiseert en coördineert doorstuuranalyses, het administratief beheer van de HUB in het kader van interziekenhuis transport. Je registreert afwijkingen in het kwaliteitsmanagementsysteem van de dienst en neemt acties naar de leverancier toe. 
• Je doet staalontvangst, staalregistratie en controle m.b.t. testen/staal/patiënt. Je controleert deze informatie conform de RIZIV wetgeving.
• Je evalueert of het type en de vullingsgraad van de bloedbuizen acceptabel is en geeft de patiëntgegevens en gevraagde testen in. 
• Je bent verantwoordelijk voor de dubbele controle en eventuele correctie van de ingebrachte gegevens, conform het kwaliteitssysteem. 
• Je staat in voor de correcte etikettering van de stalen en garandeert een snelle en kwaliteitsvolle doorstroming van de stalen.
• Je beheert de doorstuuranalyses van a tot z, conform het kwaliteitssysteem en de regelgeving. Je registreert de patiëntgegevens en de gevraagde testen correct en bent verantwoordelijk om deze stalen verzendklaar  te maken. 
• Aanpassingen in de softwarepakketten behoren tot jouw taak, zoals het aanpassen van medische rapporten (Medidoc, Medibridge, …), samenvoegen van patiënten, creatie van nieuwe artsen, aanmaak van patiëntidentificatienummers in OAZIS en aanmaak van nieuwe, scanbare aanvraagformulieren.

Gewenst profiel

• Je hebt bij voorkeur al enige administratieve ervaring of een administratieve vooropleiding en je redeneert op bachelorniveau.
• Enige ervaring of opleiding op het gebied van administratie in een ziekenhuis en of laboratorium is een meerwaarde.
• Je hebt een goede kennis van MS Office pakketten, je leert snel nieuwe softwarepakketten aan. 
• Ervaring met Zenya – iDocument en/of laboratoriumsoftware GLIMS is een troef.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: integer, verantwoordelijk en respectvol
• Je communiceert op een professionele en adequate manier. 
• Je werkt zeer nauwkeurig, ook onder een strikte deadline.
• Je neemt initiatief in je job waar mogelijk en neemt je verantwoordelijkheid op. Je stelt je flexibel op. 
• Je werkt op een vlotte manier samen met je collega's binnen je team, en met de collega's uit het lab. 
• Je beschikt over een sterk probleemoplossend vermogen en kan adequaat en ad hoc een klantgerichte oplossing aanbieden.
• Je bent innovatief ingesteld en bereid om steeds nieuwe zaken bij te leren. 

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve vaardigheden en persoonlijkheid (adviserend), deze testen vinden plaats op dinsdag 28 mei 2024 om 17u15.

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op woensdag 5 juni 2024.