Dossierbeheerder laboratorium voor klinische biologie

Datum: 26 jun. 2024

Plaats: BE

Bedrijf: Universitair Ziekenhuis Gent

In het UZ Gent kom je terecht in een innovatieve omgeving die oog heeft voor je talent en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het engagement van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent een baken van zorg. Maak jij binnenkort mee het verschil?

Ga voor een uitdagende job als Dossierbeheerder laboratorium voor klinische biologie (100 % Statutair) .

Er wordt ook een specifieke wervingsreserve aangelegd (zowel voltijdse als deeltijdse functies)

 

Functieomschrijving

Binnen het labo klinische biologie ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve taken.

  • Als eerste aanspreekpunt ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor een aangenaam en professioneel telefoonverkeer met de artsen, verpleegafdelingen en externe laboratoria. Je beantwoordt telefonische oproepen zo mogelijk zelf, verstrekt informatie en/of schakelt oproepen door naar de bevoegde persoon. Je volgt samen met je collega’s de behandeling van de dienstmail op. 
  • Je staat in voor de tarificatie, dit voor diverse facturen binnen het labo. 
  • Je voert kwaliteitstaken uit in overleg met de kwaliteitsverantwoordelijke: 
    • administratieve opvolging van toestellen (aankoopgegevens, opvolgen onkostennota’s defecten, …)
    • registratie aanwezigheden vormingen in het kwaliteitsmanagementsysteem, organiseren van labbrede vormingen
    • uitvoeren van documentenbeheer in het kwaliteitsmanagementsysteem (uitnodigen schrijvers, opstarten beoordelingen, distributie documenten)
  • Je verzorgt de administratieve opvolging in het lab informatica systeem in overleg met de artsen van de zorgafdelingen, de stafleden klinische biologie en IT-UZGent
  • Je beheert administratieve voorraden. Je staat in voor ontvangst en controle van ontvangen zendingen/bestellingen, doet opvolging van onkostennota's, inventaris ICT, bestellingen,…
  • Je overganiseert vormingsavonden
  • Je organiseert en coördineert doorstuuranalyses, het administratief beheer van de HUB in het kader van interziekenhuis transport. Je registreert afwijkingen in het kwaliteitsmanagementsysteem van de dienst en neemt acties naar de leverancier toe. 
  • Je doet staalontvangst, staalregistratie en controle m.b.t. testen/staal/patiënt. Je controleert deze informatie conform de RIZIV wetgeving.
  • Je evalueert of het type en de vullingsgraad van de bloedbuizen acceptabel is en geeft de patiëntgegevens en gevraagde testen in. 
  • Je bent verantwoordelijk voor de dubbele controle en eventuele correctie van de ingebrachte gegevens, conform het kwaliteitssysteem. 
  • Je staat in voor de correcte etikettering van de stalen en garandeert een snelle en kwaliteitsvolle doorstroming van de stalen.
  • Je beheert de doorstuuranalyses van a tot z, conform het kwaliteitssysteem en de regelgeving. Je registreert de patiëntgegevens en de gevraagde testen correct en bent verantwoordelijk om deze stalen verzendklaar  te maken. 
  • Aanpassingen in de softwarepakketten behoren tot jouw taak, zoals het aanpassen van medische rapporten (Medidoc, Medibridge, …), samenvoegen van patiënten, creatie van nieuwe artsen, aanmaak van patiëntidentificatienummers in OAZIS en aanmaak van nieuwe, scanbare aanvraagformulieren.

Gewenst profiel

  • Je hebt bij voorkeur al enige administratieve ervaring of een administratieve vooropleiding en je redeneert op bachelorniveau.
  • Enige ervaring of opleiding op het gebied van administratie in een ziekenhuis en of laboratorium is een meerwaarde.
  • Je hebt een goede kennis van MS Office pakketten, je leert snel nieuwe softwarepakketten aan. 
  • Ervaring met Zenya – iDocument en/of laboratoriumsoftware GLIMS is een troef.
  • Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: integer, verantwoordelijk en respectvol
  • Je communiceert op een professionele en adequate manier. 
  • Je werkt zeer nauwkeurig, ook onder een strikte deadline.
  • Je neemt initiatief in je job waar mogelijk en neemt je verantwoordelijkheid op. Je stelt je flexibel op. 
  • Je werkt op een vlotte manier samen met je collega's binnen je team, en met de collega's uit het lab. 
  • Je beschikt over een sterk probleemoplossend vermogen en kan adequaat en ad hoc een klantgerichte oplossing aanbieden.
  • Je bent innovatief ingesteld en bereid om steeds nieuwe zaken bij te leren. 

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve vaardigheden en persoonlijkheid (adviserend), deze testen vinden plaats op dinsdag 13 of  20 augustus  2024 om 17u15.

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op donderdag 5 september 2024.

 

Salarisschaal
Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens IFIC, afgestemd op je functie, met een minimum brutomaandloon van €2.944,76 bij 0 jaar anciënniteit en een maximum brutomaandloon van €4.959,17 bij 35 jaar anciënniteit voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutoloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen. Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee. 
Dit betreft een basisloon dat in geval van onregelmatige prestaties (nacht, weekend, …) aangevuld wordt met bijkomende toelagen.
Voor meer informatie over het loon kan je contact opnemen via rekrutering@uzgent.be.


Troeven UZ Gent

  • Je krijgt naast de on-the-job opleiding voldoende mogelijkheden om interne opleidingen (persoonlijk en technische competenties) te volgen en je extern bij te scholen. Voor leidinggevenden voorzien we ook persoonlijke ontwikkelingstrajecten. 
  • Gratis hospitalisatieverzekering en gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer. Je krijgt ook een fietsvergoeding.
  • Jaarlijks krijg je, naast je vakantiegeld en eindejaarspremie, in november een attractiviteitspremie. In 2023 was dit bruto € 1.342,17 voor een voltijdse tewerkstelling.
  • Een gunstige uurregeling en interessante verlofregeling met 26 dagen verlof en 12 recuperatiedagen (40 urenweek i.p.v. 38 urenweek). Daarnaast ook officiële feestdagen, reglementaire feestdagen (2 november, 15 november en 26 december), een decretale feestdag (11 juli) en 2 halve dagen Gentse Feesten a rato van het tewerkstellingspercentage.
  • Ontdek ook de andere troeven.


Hoe solliciteren
Klik op 'solliciteer nu' en voeg jouw gegevens voor deze functie (motivatiebrief, CV en vereiste diploma’s) toe ten laatste op woensdag 7 augustus 2024
Heb je nog vragen
Dan kan je altijd terecht voor administratieve inlichtingen bij:
Kim Impens
Selectieassistent Rekrutering en loopbaan
T 09 332 01 49
E rekrutering@uzgent.be

of voor functionele inlichtingen bij:
Anneloes Vandenbussche
Leidinggevende Laboratorium voor klinische biologie
T 09 332 47 83
E Anneloes.Vandenbussche@uzgent.be


Denk zorg, denk samen – voor topteams is talent belangrijker dan afkomst, gender, leeftijd, geaardheid, religie, beperking. We moedigen alle talent aan te solliciteren.
We stellen het op prijs als kandidaten zich degelijk informeren en voorbereiden op het selectiegesprek. We staan open voor een informatief gesprek en eventueel een bezoek aan de afdeling vooraf.