Management assistant neurologie

Functieomschrijving

• Je staat in voor de secretariaatstaken waarbij je ondersteuning biedt aan het diensthoofd neurologie. Daarnaast sta je ook in voor de administratie van de beleidsmedewerkers neurologie, het dagelijks bestuur en de stafleden. 
• Je bent het aanspreekpunt voor zowel telefonische als persoonlijke contacten. Je zorgt steeds voor een vlotte en correcte afhandeling van de gesprekken door een juiste selectie toe te passen inzake planning en/of doorverwijzing of zelf in te staan voor de verdere afhandeling of opvolging.
• Je verwerkt en behandelt inkomende en uitgaande correspondentie (telefonie en mailverkeer). Je behandelt standaardcorrespondentie en doet voorstellen aan het Medisch diensthoofd voor niet-standaard correspondentie. 
• Je typt teksten op basis van nota's, dictafoon of gegeven richtlijnen. 
• Je bewaakt en plant de agenda’s, volgt afspraken en deadlines op en stelt prioriteiten. 
• Je maakt verslagen op van de vergaderingen die een technisch karakter hebben. 
• Je staat in voor de praktische organisatie van interne en externe vergaderingen. 
• Je bereidt de rapporten en dossiers op een autonome wijze voor, je verzamelt de nodige informatie. 
• Je organiseert evenementen voor stafleden Neurologie.
• Je maakt facturen op en initieert interne verrekeningen op vraag van de beleidsmedewerker neurologie. 
• Je keurt facturen goed in opdracht van het medisch diensthoofd voor de dienstkas en 3de pijler neurologie.  
• Je brengt onkosten in voor de medewerkers van de dienst. 
• Je staat mee in voor op opvolging van te nemen acties na beslissingen op Dagelijkst Bestuur, Bestuurlijk Staf-Overleg of andere team verganderingen met betrekking tot het diensthoofd. 
• Je organiseert reizen en verblijven tijdens congressen. 
• Je beheert het economaat. 
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud.
• Je staat in voor je eigen permanente opleiding en deskundigheidsbevordering om een kwalitatief hoogstaande dienstverlening te verzekeren. 

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie, of je bent bereid om dit op korte termijn aan te leren.  
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Je communiceert vlot mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je bent de administratieve spilfiguur binnen de dienst en voert je werk zelfstandig uit. Je werkt nauw samen met de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met collega’s, administratief medewerkers en leidinggevenden.
• Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de nodige prioriteiten om de gestelde deadlines te behalen.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.  
• Je kan je flexibel opstellen. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je kan anderen motiveren en je geeft graag je kennis door. 

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermorgen (uitsluitend), plannen en organiseren en nauwkeurigheid (adviserend). De testen vinden plaats op de campus van het UZ Gent op dinsdag 29 juli 2025 om 17u15.

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op dinsdag 26 augustus 2025 (voormiddag).