Medewerker P&O administratie

Functieomschrijving

Binnen het departement P&O bied je brede administratieve ondersteuning aan de dienst Talent en ontwikkeling (50%) en Aan- en afwezigheden (50%). Je staat in voor het verzorgen van afgebakende administratieve processen, communicatie en ondersteuning bij vorming en personeelsplanning.

Deze functie vereist flexibiliteit en nauwkeurigheid in het uitvoeren van administratieve taken. Je staat in voor onder andere volgende taken:

• Je zorgt voor klantgerichte eerstelijnsinformatie, staat in voor shiften aan de telefoon of behandeling van de mailbox. Je zorgt voor correcte en efficiënte verwerking van binnenkomende vragen, en behandelt deze vragen steeds discreet met de nodige integriteit.
• Je neemt backoffice administratieve taken op omtrent: het personeelsdossier, externe vormingsaanvragen, digitaal leerplatform, plannings- en verlofaanvragen, ...
• Je neemt de verslaggeving op bij overlegmomenten.
• Je verzorgt de logistieke ondersteuning bij opleidingen en onthaaldagen.
• Je volgt de toepasselijke wet- en regelgeving op en informeert de interne medewerkers op een correcte manier.
• Je streeft ernaar om expert te worden binnen de domeinen van de P&O-diensten waarbinnen je aan de slag gaat, maar je bent daarnaast ook op de hoogte van het aanbod en dienstverlening van andere P&O-diensten zodat je medewerkers steeds kan doorverwijzen naar de best geschikte collega of team.
• Je doet beroep op je collega’s en leidinggevenden, pleegt het nodige overleg en gaat te rade bij twijfel en/of problemen. 

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software zoals POL, Iguana, SPX.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, je stelt de nodige prioriteiten. Je kan daardoor ook snel schakelen tussen verschillende taken en teams.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je onderneemt gerichte acties om doelstellingen te behalen en zorgt voor een correcte opvolging en afhandeling van jouw dossiers.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing. 
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, plannen en organiseren, administratieve vaardigheden en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Deze testen gaan door in het UZ Gent op dinsdag 20 januari 2026.

Deel 2: Selectie op CV en motivatie. Kandidaten die slagen voor de testen en van wie het profiel het best aansluit bij de vacature, worden uitgenodigd voor het competentiegericht interview. 

Deel 3: Competentiegericht interview op donderdag 5 februari 2026 (VM).