Medisch secretaris / Secretaris intensieve neonatale zorgen

Functieomschrijving

• Je staat in voor het onthaal van de patiënten op de afdeling intensieve neonatale zorgen.
• Je verzorgt de patiëntenadministratie. Je maakt afspraken voor consultaties en/of onderzoeken. Je zorgt voor administratieve taken bij opname, transfer en ontslag van patiënten.
• Je beheerst het Oazis pakket voor de administratieve processen en je zorgt voor kennisoverdracht naar nieuwe verpleegkundigen in functie van de specifieke werking op de dienst. Je zorgt ook voor een administratieve opleiding aan ASO-ers in het kader van de diverse administratieve processen waar zij tijdens hun opleiding een rol spelen.
• Je filtert en beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je zorgt voor het ontvangen, sorteren en verdelen van de inkomende post.
• In overleg met leidinggevenden en verpleegkundigen verzorg je samen met jouw collega's de opname- en ontslagplanning. Je plant autonoom onderzoeken bij specifieke patiëntgroepen.
• Je klasseert  en archiveert digitaal diverse documenten.
• Je hebt een actieve opdracht in de voorbereiding van de tarificatie. Je staat in voor correcte registratie van medico verpleegkundige activiteiten en vertaalt deze naar honoraria en tarificatie. Je controleert automatische tarificatie vanuit EPD. Je werkt mee aan de optimalisatie van het tarificatieproces.
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit zoals stockbeheer, probleemmeldingen, info delen via Teams site, coördinatie van de reservatie van de vergaderzalen.
• Je staat in voor de A tot Z administratieve organisatie van congressen, symposia en traningen, dit zowel binnen het UZ Gent als daarbuiten.
• Je behoudt het overzicht van wetenschappelijke rekeningen.
• Je staat in voor het documentenbeheer van de dienst op ZENYA.
• Je staat in voor de administratieve ondersteuning van het medisch diensthoofd en de artsen stafleden samen met je collega's.
• Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden en past nieuwe inzichten toe in de praktijk. Je neemt actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten, werkoverleg of werkgroepen. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent. 

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie, of je bent bereid om dit op korte termijn aan te leren.  
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software zoals Oazis.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met patiënten.
• Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de juiste prioriteiten om zo de gestelde deadlines te behalen.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend), de testen vinden plaats op dinsdag 10 februari 2026
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief
Deel 3: competentiegericht interview op woensdag 25 februari 2026 (NM).