Medisch secretaris nefrologie

Functieomschrijving

Als medisch secretaris op de dienst nefrologie sta je samen met jouw collega's in voor de administratieve werking van de dienst. 

• Jouw hoofdtaak bestaat uit tarificatie van consultaties en behandelingen van patiënten. Je zorgt voor een correcte aanrekening van uitgevoerde prestaties: 
  
  • Je rekent behandelingen en andere artsenprestaties aan in het facturatieprogramma
  • Je behandelt vragen en betwistingen omtrent factruratie en signaleert eventuele facturatiefouten. Je lost deze fouten op.
  • Je staat voor uitwisseling van informatie tussen het ziekenhuis en verzekeringsinstellingen in kader van zorgtraject
  • Je houdt wijzigingen in de medische nomenclatuur en RIZIV-tarieven bij, hiervoor werk je nauw samen met ICT en de tarificatiedienst
• Je volgt bestellingen en aankoopfacturen op in SAP.
  • Je plaatst bestellingen, zowel voor diensteigen materiaal als voor materiaal bij patiënten, je volgt de leveringen op en staat in voor de verwerking van de aankoopfacturen.
• Je verwerkt de administratie van de zorgtrajectdossiers.
  • Je bereidt de dossiers voor, zorgt voor een correcte opvolging en je volgt de deadlines mee op. 
  • Je zorgt voor correcte dossiercommunicatie. Je informeert de patiënten en staat in voor het onthaal en maakt afspraken voor consultaties en onderzoeken voor meerdere disciplines. 
• Je beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen, verstrekt de correcte informatie of je verbindt, indien nodig, oproepen door.
• Je ondersteunt de medische staf van de dienst. Als superuser Ultragenda zorg je voor een goed beheer van het secretariaat van één of meerdere artsen om de consultaties en onderzoeken in de beste omstandigheden te laten verlopen
• Je werkt volgens bestaande protocols en zorgt voor een correcte administratie.
• Bij afwezigheid van je collega houd je patiëntendossiers bij en doe je medische verslaggeving op basis van schriftelijke of mondelinge informatie. Je typt verslagen en ontslagbrieven voor de zorgverleners.
• Je helpt mee bij organisatie van lezingen, congressen, symposia, postgraduaatsopleidingen, (dienstgebonden) evenementen
• Je controleert de volledigheid van de dossiers, je meldt problemen bij de verantwoordelijke en doet verbetervoorstellen voor de optimalisatie van de administratieve werking van de dienst.
• Je organiseert vergaderingen, treft de nodige voorbereidingen, notuleert en maakt een verslag op bij (multidisciplinair) overleg.
• Je beheert mee de correspondentie van de dienst: post / dienstmailbox.
• Je staat in voor de administratieve opvolging voor conventies/zorgtraject: planning, inkomende financiering, correcte facturatie, analyse en rapportering.
• Je bepaalt autonoom je prioriteiten in het gevarieerde takenpakket.
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten.  Je informeert je over de relevante ontwikkelingen.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie, of je bent bereid om dit op korte termijn aan te leren.  
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met patiënten.
• Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de juiste prioriteiten om zo de gestelde deadlines te behalen.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend), de testen vinden plaats op dinsdag 29 september 2026.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief
Deel 3: competentiegericht interview op donderdag 8 oktober 2026 (NM).