Medisch secretaris poli endocrinologie

Functieomschrijving

• Je verzorgt de patiëntenadministratie en biedt administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de dienst endocrinologie en aan het diensthoofd.
• Je werkt nauw samen en ondersteunt het diensthoofd en de hoofdverpleegkundige. 
• Je staat vooral in voor de boekhoudkundige ondersteuning. Je staat in voor de tarificatie en de voorbereiding van boekhouding voor de dienst endocrinologie. 
• Je staat in voor opvolgen van datamanagement en uitvoeren van datavalidatie voor de Diabetesconventie.
• Je verzamelt en controleert gegevens, bewaart ze in een databestand en voert eenvoudige statistische bewerkingen uit. 
• Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met de leidinggevenden, artsen of collega's. 
• Je staat in voor het onthaal van patiënten en het maken van afspraken voor consultaties en onderzoeken voor meerdere disciplines. Je informeert de patiënten. 
• Je beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen, verstrekt de correcte informatie of je verbindt de oproepen door. 
• Je werkt volgens bestaande protocols en zorgt voor een correcte administratie. 
• Je controleert de volledigheid van dossiers, je meldt problemen bij de hoofdverpleegkundige en doet verbetervoorstellen voor de optimalisatie van de administratieve werking van de dienst. 
• Je organiseert vergaderingen/avondsymposia diabetes/postgraduaat, notuleert en zorgt voor verslaggeving bij multidisciplinair overleg.
• Je staat in voor de administratieve opvolging voor conventies: planning, inkomende financiering, correcte facturatie, analyse en rapportering. 
• Je bepaalt autonoom je prioriteiten in het gevarieerde takenpakket. 
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud. 
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief deel aan interne of externe vormingsmomenten. Je informeert je over relevante ontwikkelingen. 

Gewenst profiel

• Je hebt bij voorkeur administratieve ervaring en noties van boekhouden. Je redeneert op bachelorniveau.
• Kennis van SAP is een meerwaarde, of je kan je snel inwerken in SAP. 
• Kennis van medische terminologie is een pluspunt, of je bent bereid om dit op korte termijn aan te leren. 
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken. Je werkt graag met cijfers. 
• Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
• Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de juiste prioriteiten om zo de gestelde deadlines te behalen.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke. 
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.  
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend), de testen vinden plaats op 12 november 2024

Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief

Deel 3: competentiegericht interview op vrijdag 6 december 2024 (VM)