Secretaris Administratie OK/PAZA

Functieomschrijving

Operatiekwartier:
•    Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal van bezoekers, leveranciers en artsen. 
•    Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
•    Je staat in voor de correcte ontvangst en verzending van goederen volgens de voorgeschreven procedures.
•    Je zorgt voor de ontvangst, sortering en verdeling van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
•    Je staat mee in voor de organisatie van het onthaal en de orde en netheid. Je streeft naar een kwaliteitsvolle dienstverlening.
•    Je contacteert telefonisch de patiënten die via de opnamelounge opgenomen worden.
•    Je communiceert met anesthesisten/chirurgen/verpleegkundigen bij problemen of vragen.
•    Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende(n), verpleegkundige(n) of arts(en) waar nodig.
•    Je klasseert en archiveert diverse (papieren en digitale) documenten op een snelle en gestructureerde manier.
•    Je verzamelt en controleert gegevens (via rapporten), bewaart ze in een databestand en voert eenvoudige statistische bewerkingen uit.
•    Je voert specifieke taken uit in het computerprogramma voor de personeelsadministratie (rapporten oproepen, tijdsregistratie en werkplanning).
•    Je bent verantwoordelijk voor allerhande aanvragen en bestellingen (bureau- en stockmateriaal, kledij en schoenen,…).

Post-anesthesie zorgafdeling (PAZA):
•    Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
•    Je geeft praktische informatie over de bezoekuren van de afdeling en staat het bezoek van patiënten te woord.
•    Je neemt indien nodig contact op met ouders of begeleiders van patiënten na opname op de PAZA. 
•    Je staat mee in voor de organisatie van het onthaal en de orde en netheid. Je streeft naar een kwaliteitsvolle dienstverlening.
•    Je volgt de operatieplanning goed op aan de hand van specifieke computerprogramma’s.
•    Je coördineert de in- en uitstroom van de patiënten. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor het toewijzen van een geschikte positie aan nieuwe patiënten bij aankomst en dat je contact opneemt met de afdeling wanneer een patiënt de PAZA mag verlaten. Daarnaast bewaak je de capaciteit van de PAZA en onderneem je de juiste acties wanneer de PAZA dreigt vol te lopen.
•    Je volgt het intern en extern patiëntenvervoer op. 
•    Je communiceert met anesthesisten/chirurgen/verpleegkundigen bij problemen of vragen.
•    Je verzorgt de patiëntenadministratie m.b.t. opname en ontslag op de PAZA, medicatie, RX- en bloedaanvragen, ….
•    Je stelt de dagelijkse werkverdeling op van de PAZA-verpleegkundigen en houdt personeelswijzigingen bij.
•    Je maakt uurroosters op voor studenten.
•    Je bent verantwoordelijk voor allerhande aanvragen en bestellingen (bureau- en stockmateriaal, kledij en schoenen,…).

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. 
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
• Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt. 
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je werkt zowel vlot zelfstandig als in teamverband.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering.
• Je formuleert op eigen initiatief voorstellen voor een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken.
• Je bent flexibel en stressbestendig. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere.
• Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster (shiften van 7u30-16u, 8u-16u30, 10u-18u30).

Selectieprocedure

• Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend).  De testen vinden plaats op dinsdag 6 januari 2026 om 17u15 op de campus UZ Gent.
• Deel 2: Prelectie op cv en motivatiebrief.
• Deel 3: Competentiegericht interview op dinsdag 13 januari 2026 (namiddag).