Secretaris Administratie Volwassenenpsychiatrie

Functieomschrijving

• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de elektroconvulsietherapie-behandelingen (planning, boekingen, vervoer, opmaak brieven of contact vervolgafspraken).
• Je biedt ondersteuning bij administratieve taken van de hoofdverpleegkundige m.b.t. patiëntenzorg en personeel.
• Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken en volgt tevens het patiëntenvervoer op.
• Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je bent verantwoordelijk voor de kas van de afdeling en een correcte rapportering hiervan. 
• Je zorgt voor de ontvangst, sortering en verdeling van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende(n), verpleegkundige(n) of arts(en) waar nodig.
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. stockbeheer, probleemmeldingen via Facilink, reservatie vergaderzalen, bestellingen SAP) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je formuleert op eigen initiatief voorstellen voor een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
• Je notuleert bij vergaderingen en maakt verslagen op.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
• Je rapporteert dagelijks aan je leidinggevende(n), artsen, stafleden, collega’s, verpleegkundigen. 
• De werkuren zijn van 8u tot 16u30, met een half uur pauze.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. 
• Je hebt bij voorkeur enige administratieve ervaring in een complexe dienstverlenende sector. 
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren. 
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
• Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt. 
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve vaardigheden en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Deze testen vinden plaats in het UZ Gent en gaan door op maandag 2 december 2024 om 17u15.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op dinsdag 10 december 2024 (namiddag).