Secretaris Administratief Acuut Team

Functieomschrijving

• Je wordt tewerkgesteld in het Administratief acuut team, dit team is onderdeel van de dienst Centrale administratie (CA) binnen het UZ Gent. De CA streeft naar een efficiënte, professionele en vloeiende administratie binnen het ziekenhuis. 
• Je staat in voor tijdelijke vervanging van administratieve profielen voor alle diensten binnen het ziekenhuis. Je biedt ondersteuning voor dringende en kortetermijnvervangingen, variërend van één dag tot ongeveer één week. 
• Je wordt ingezet op een medisch-technische dienst (polikliniek en back office secretariaat) of een hospitalisatie-afdeling waar je administratieve taken opneemt. Daarnaast kan je ook ingezet worden op een bedrijfs- of klinisch ondersteunende dienst. 
• Je zorgt – naast de acute vervangingen - voor administratieve ondersteuning bij verhoogde workload en om tijdelijke achterstand in administratie weg te werken. Je takenpakket kan onder andere bestaan uit volgende opdrachten:
  • Medische verslaggeving;
  • Tarificatie en facturatie;
  • Administratieve opvolging van medische conventies;
  • Afsprakenbeheer en agendabeheer;
  • Algemene ondersteuning en dossierbeheer op niet medische diensten;
  • Ondersteuning bij nieuwe projecten.
• Je registreert aan de hand van een checklist de administratieve processen op de dienst waar je tewerkgesteld bent, met oog op de optimalisering en uniformisering van de administratieve processen binnen het ziekenhuis. Je werkt hiervoor nauw samen met de andere teams binnen de Centrale administratie.
• Je maakt een rapport op aan de hand van een checklist om opportuniteiten en risico’s van de administratieve werking in kaart te brengen. 
• Je werkt in dagdiensten tussen 8u en 17u, afwijkingen zijn mogelijk volgens de dienstnoden en in overleg. 

Gewenst profiel

• Je hebt ervaring in een administratieve functie en je redeneert minimum op niveau hoger middelbaar onderwijs. 
• Kennis en/of interesse in medische terminologie is een voordeel. 
• Je bent een administratief talent met vlotte digitale vaardigheden. Je kan je snel inwerken in nieuwe softwarepakketten. 
• Je staat voor de 3 kernwaarden van het UZ Gent: je handelt respectvol, integer en verantwoordelijk. 
• Je stelt je zeer flexibel op en houdt van variatie. Je hebt een groot aanpassingsvermogen. Je leert snel nieuwe taken aan en bekijkt deze vanuit een groter ziekenhuisbreed perspectief. 
• Je bent diplomatisch en je gaat op een positieve manier om met stressvolle situaties. 
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 
• Je bent creatief, oplossingsgericht en innovatief ingesteld. 
• Je bent communicatief vlot en bent voldoende assertief. Je kan mensen overtuigen en enthousiasmeren. 
   

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend).  De testen gaan door op de campus UZ Gent op dinsdag 29 april 2025 om 17u15.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op maandag 12 mei of dinsdag 13 mei 2025 (namiddag).