Secretaris Cardiologie en Algemene inwendige ziekten

Functieomschrijving

•    Je bewaakt de opname- en ontslagplanning en stuurt ze bij in nauw overleg met de opnamedienst, leidinggevende en artsen. 
•    Je staat mee in voor de organisatie van het onthaal en zorgt voor een efficiënte en klantvriendelijke ontvangst van patiënten, bezoekers, artsen. Je verwijst door naar de juiste instanties.
•    Je geeft praktische informatie over het verloop van de opname, geplande onderzoeken of behandelingen.
•    Je regelt en volgt het interne vervoer voor patiënten op.
•    Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken en bevestigt die schriftelijk aan patiënten.
•    Je regelt de nodige attesten en getuigschriften voor de patiënten. 
•    Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
•    Je beantwoordt vragen, problemen en klachten en rapporteert hierover aan de leidinggevende.
•    Je klasseert en archiveert diverse (papieren en digitale) documenten op een snelle en gestructureerde manier.
•    Je zorgt voor een optimale informatiedoorstroom en onderhoudt zowel interne als externe contacten.
•    Je formuleert op eigen initiatief voorstellen inzake een adequatere werking van het onthaal en secretariaat. 
•    Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. stockbeheer, probleemmeldingen via Facilink, bestellingen via SAP) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
•    Je bied administratieve ondersteuning aan de dienst en aan de leidinggevende en overlegt indien nodig.
•    Je ondersteunt de leidinggevende met de dagelijkse personeelsplanning en registratie in SPX.
•    Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent. Je bent aanwezig op werkoverlegmomenten en volgt de dienstspecifieke communicatie op.
 

Gewenst profiel

• Je hebt bij voorkeur een diploma secundair onderwijs. Administratieve ervaring is een pluspunt. 
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren. 
• Kennis van de interne structuur en werking van het ziekenhuis is een pluspunt, je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen terminologie en activiteiten.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk. 
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van patiënten, hun omgeving en/of je klanten. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s. 
• Je bent en toont je verbonden met je collega’s, opdracht en beroep.
• Je staat open voor vernieuwing en groeit mee met verandering. Je werkt actief mee aan de verbetering van kwaliteit, omgeving, processen en producten. 
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je neemt informatie op, stelt vragen en gaat in op (non-)verbale reacties.
• Je bent sterk in planning en organisatie. Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen/deadlines te bereiken. 
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend), de testen vinden plaats op dinsdag 22 april 2025 om 17u15.
Deel 2: prelectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op dinsdag 6 mei 2025 (namiddag).