Secretaris Dagziekenhuis Bloed Ademhaling en Spijsvertering

Functieomschrijving

• Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van secretariaatstaken ter ondersteuning van de dienst.
• Je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal van patiënten/bezoekers/interne klanten en je geeft hen de nodige informatie omtrent de dienstverlening. Je bent het aanspreekpunt bij vragen, problemen en/of klachten. Je treedt in overleg  met de leidinggevende, verpleegkundige, arts waar nodig.
• Je staat in voor een efficiënt agendabeheer. Je plant afspraken in voor behandelingen, consultaties of opnames. Daarnaast plan je ook onderzoeken in. Je bezorgt de nodige attesten en getuigschriften aan de patiënten.
• Je geeft praktische informatie over wachttijden, spreekuren en geplande onderzoeken en behandelingen. 
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst en de leidinggevenden van het dagziekenhuis BAS.
• Je beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen, verstrekt de correcte informatie of je verbindt, indien nodig, oproepen door. 
• Je verwerkt en filtert de inkomende mails.
• Je staat in  voor het ontvangen, sorteren, verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je doet de voorbereiding voor de facturatie, staat in voor de correcte tarificatie van de medische handelingen. 
• Je onderhoudt contacten met andere diensten binnen het UZ Gent om administratief alle informatie correct te laten doorstromen. 
• Je voert algemeen administratieve en logistieke ondersteunende taken uit (mailing, scanning, archivering, agendabeheer, probleemmeldingen ICT via Facilink..) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je signaleert problemen en doet voorstellen voor aanpassingen of optimalisaties betreffende jouw takenpakket.
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud. Je kan ingezet worden op zowel dagziekenhuis BAS 1 als dagziekenhuis BAS 2.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. 
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
• Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt. 
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve vaardigheden en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). De testen vinden plaats in het UZ Gent.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief
Deel 3: competentiegericht interview op vrijdag 22 november 2024 (voormiddag).