Secretaris Geneesmiddelenonderzoek

Functieomschrijving

• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken, controleren en opvolgen van gegevens met betrekking studiepatiëntendossiers, en dit binnen de afgesproken procedures. 
• Je brengt gegevens in verschillende databestanden in en brengt correcties aan. Je zorgt ervoor dat informatie met betrekking tot jouw dossiers up-to-date is.
• Je beheert het proefpersonenbestand.
• Je beheert diverse voorraden van de dienst, maakt bestellingen aan en volgt de leveringen en facturatie hiervan op.
• Je staat in voor de telefonische screening van kandidaat-proefpersonen.
• Je klasseert documenten in studiedossiers/proefpersonendossiers .
• Je zorgt voor de voorbereiding van en houdt toezicht tijdens de maaltijden voor de proefpersonen.
• Je bent koerier binnen en buiten UZ Gent (o.a. documenten en stalen rondbrengen op de UZG campus, aankoop etenswaren, …).
• Je staat in voor praktisch ondersteunende taken om een goede werking van de dienst te garanderen (voorbereiding en nazorg van een lokaal voor een onderzoek, beheer linnen, catering bij vergaderingen).
• Je signaleert problemen en doet voorstellen voor aanpassingen of optimalisaties betreffende jouw takenpakket.
• Je werkt volgens het kwaliteitsmanagementsysteem van de dienst Geneesmiddelenonderzoek. Je helpt mee bij het actualiseren van de procedures in overleg met de kwaliteitscoördinator. 
• Je staat in voor de eigen permanente opleiding en deskundigheidsbevordering om een kwalitatief hoogstaande dienstverlening te verzekeren. 

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. 
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office (Word en Excel) en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands en het Engels. 
• Je bent in het bezit van een wagen.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bepaalt effectief doelen en prioriteiten, plant de nodige acties en gebruikt tijd en middelen om de vooropgestelde doelen te bereiken.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 

Selectieprocedure

Deel 1: computertesten die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), administratieve vaardigheden, plannen en organiseren en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend).  De testen gaan door op het UZ Gent op dinsdag 28 mei 2024.
Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op donderdag 6 juni 2024 (voormiddag).