Secretaris Klinische studies

Functieomschrijving

Je wordt als secretaris tewerkgesteld binnen de afdeling Klinische studies. Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.

• Je implementeert administratieve, logistieke en financiële gegevens in de verschillende databases van de dienst.
• Je bereidt, onder begeleiding van de Teamverantwoordelijke Apotheek klinische studies, de facturatie voor en volgt deze op. 
• Je begeleidt alle betrokkenen binnen de klinische studie (sponsor, onderzoeker, studieverpleegkundige en patiënt).
• Je staat in voor het stockbeheer van studiegeneesmiddelen en rapporteert eventuele tekorten aan de apotheker of verantwoordelijke van de studie.
• Je volgt, in samenspraak met de Teamverantwoordelijke Apotheek klinische studies, de bestellingen van studiegeneesmiddelen en materialen op.
• Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je verwerkt de inkomende mails en zorgt ervoor dat deze binnen een aanvaardbare timing een correct antwoord krijgen.
• Je staat in voor de ontvangst van studiegeneesmiddelen en -materialen. Je ontvangt, controleert en documenteert geleverde goederen en/of medicatie aan de hand van de bestelbon en vereisten van het studieprotocol op kwaliteit, hoeveelheid en volledigheid.
• Je staat in voor de elektronische registratie, opslag en doorsturen van studiegeneesmiddelen.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. 
• Je bent geïnteresseerd in klinisch onderzoek en je bent bereid tot het uitvoeren van logistieke taken.
• Je bent bereid om de nodige trainingen te volgen.
• Je bent een vlotte informaticagebruiker met goede kennis van Word, Excel en Outlook.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, kan je je goed mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Engels.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je kan je gemakkelijk integreren in een klein team. Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
• Je bepaalt correcte prioriteiten, plant de nodige acties en investeert tijd en middelen om vooropgestelde doelstellingen en deadlines te bereiken.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: computertesten die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), administratieve vaardigheden, plannen en organiseren en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend).  De testen gaan door op het UZ Gent op donderdag 23 mei 2024 om 17u15.  
Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op maandag 3 juni 2024 (namiddag).