Secretaris Nefrologie en Endocrinologie

Functieomschrijving

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst en aan de leidinggevende en overlegt indien nodig.
• Je bewaakt de opname- en ontslagplanning en stuurt ze bij in nauw overleg met de opnamedienst, leidinggevende en artsen
• Je staat in voor een efficiënte en klantvriendelijke ontvangst van patiënten, bezoekers, leveranciers, artsen. Je verwijst door naar de juiste instanties.
• Je staat mee in voor de organisatie van het onthaal, de orde en netheid en duidelijke communicatie op de afdeling. 
• Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je geeft praktische informatie over het verloop van de opname, geplande onderzoeken of behandelingen.
• Je volgt het intern en extern vervoer voor patiënten op.
• Je beantwoordt vragen, problemen en klachten en rapporteert hierover aan de leidinggevende.
• Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken en bevestigt die schriftelijk aan patiënten.
• Je bezorgt de nodige attesten en getuigschriften aan de patiënten. 
• Je klasseert en archiveert diverse (papieren en digitale) documenten op een snelle en gestructureerde manier.
• Je zorgt voor een optimale informatiedoorstroom en onderhoudt zowel interne als externe contacten.
• Je formuleert op eigen initiatief voorstellen inzake een adequatere werking van het onthaal en secretariaat. 
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. stockbeheer, probleemmeldingen via Facilink, bestellingen via SAP) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je ondersteunt de leidinggevende met de dagelijkse personeelsplanning en registratie in SPX.
• Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.  Je bent aanwezig op werkoverlegmomenten en volgt de dienstspecifieke communicatie op.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. Administratieve ervaring is een pluspunt. 
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
• Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt. 
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend).  De testen gaan door op dinsdag 27 mei 2025 om 17u15, op de campus van UZ Gent.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op vrijdag 13 juni 2025 (voormiddag).