Secretaris Oogheelkunde

Functieomschrijving

Je wordt tewerkgesteld binnen de dienst Oogheelkunde, een dynamische dienst met een heel divers team van artsen met verschillende specialisaties. De dienst heeft een internationale patiëntenpopulatie, omwille van doorverwijzing van perifere ziekenhuizen, artsen en omwille van de gespecialiseerde hulpverlening. 

• Je verzorgt de patiëntenadministratie en biedt administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de dienst Oogheelkunde en aan het diensthoofd. 
• Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal. Je treedt in overleg met de leidinggevenden, verpleegkundigen, artsen waar nodig.
• Je maakt afspraken voor consultaties en behandelingen en bevestigt die aan patiënten. Je geeft praktische informatie over geplande afspraken en therapeutische behandelingen.
• Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie, schakelt telefoongesprekken gericht door en/of maakt telefonische afspraken. Ongeveer 30% van de patiënten zijn Franstalig. 
• Je volgt verslagen op en staat in voor het opmaken van allerlei (medische) documenten voor patiënten, instellingen of artsen. Je typt brieven en verzorgt lay-out en spelling. 
• Je staat in voor het agendabeheer en volgt de planning ASO verder op en geef je patiënten ambulante vervolgafspraken.
• Je zorgt voor het ontvangen, sorteren en verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je verwerkt opdrachten van artsen via ToDo in Eyefile.
• Je verzamelt en controleert gegevens, bewaart ze in een databestand en voert eenvoudige statistische bewerkingen uit.
• Je voert algemene administratieve taken uit (mailing, scanning, printen, agendabeheer, tarificatie, probleemmeldingen ICT via Facilink,…) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende of arts(en) en collega’s waar nodig.
• Je formuleert op eigen initiatief voorstellen inzake een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
• Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. 
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienst specifieke software. 
• Je hebt kennis van medische terminologie en/of je bent bereid om je te verdiepen in het kennisdomein omtrent oogheelkunde.  
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk. 
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
• Je werkt minutieus, correct en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend).  De testen vinden plaats op dinsdag 21 januari 2025 om 17u15, dit gaat door op de campus van het UZ Gent.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: competentiegericht interview op woensdag 29 januari 2025 (voormiddag).