Secretaris Poli en dagziekenhuis Medische oncologie

Functieomschrijving

• Je verzorgt het onthaal op de dagkliniek en poli, je plant en legt afspraken vast voor opnames en consultaties en doet de administratieve voorbereiding van consultaties. 
• Je onthaalt de patiënten, doet de registratie en controle van de administratieve gegevens. Je volgt het wachtzaalbeheer op. Je staat ook in voor het telefonisch onthaal. 
• Je maakt afspraken voor technische onderzoeken, consultaties en behandelingen en geeft hier informatie over. Je maakt zelfstandig een patiëntenplanning op. 
• Je geeft informatie bij het inschrijven en het maken van afspraken, je zorgt voor juiste doorverwijzing indien nodig. 
• Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal van patiënten, bezoekers, leveranciers, artsen.
• Je geeft praktische informatie over wachttijden, spreekuren en geplande onderzoeken of behandelingen.
• Je bezorgt de nodige attesten en getuigschriften aan patiënten.
• Je volgt het intern en extern patiëntenvervoer op.
• Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je staat mee in voor de organisatie van het onthaal en de orde en netheid van de consultatieruimtes. Je streeft naar een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Je signaleert problemen en doet voorstellen voor aanpassingen of optimalisaties betreffende jouw takenpakket.
• Je voert administratief-ondersteunende taken uit (scanning documenten, tarificatie, mailverkeer,…).
• Je past je aan aan de noden van de dienst en stelt je flexibel op naar taakinhoud. 
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. Administratieve ervaring is een meerwaarde.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Basiskennis van medische terminologie is een belangrijk pluspunt. 
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede basiskennis van Frans en Engels een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met de patiënten. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. 

Selectieprocedure

Deel 1: computertesten die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), administratieve vaardigheden, plannen en organiseren en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). De testen gaan door op het UZ Gent op dinsdag 24 juni 2025 om 17u15.

Deel 2: screening op CV en motivatiebrief.

Deel 3: competentiegericht interview op woensdag 16 juli 2025 (voormiddag).