Secretaris dienst Kindergeneeskunde - Hemato-oncologie en stamceltransplantatie kinderen

Functieomschrijving

• Je verzorgt de patiëntenadministratie en beheert, verbetert en vervolledigt patiëntendossiers.
• Je staat in voor een efficiënt en klantvriendelijk onthaal van patiënten, bezoekers, leveranciers, artsen.
• Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken en bevestigt die schriftelijk aan patiënten (werken met EPD, Ultragenda en OAZIS).
• Je geeft praktische informatie over wachttijden, spreekuren en geplande onderzoeken of behandelingen.
• Je bereidt de verpleegdossiers voor: alle administratie voor opname, verblijf, behandeling en ontslag van patiënten.
• Je bezorgt de nodige attesten en getuigschriften aan patiënten.
• Je staat in voor de opmaak van allerlei (medische) documenten. 
• Je bewaakt de opname- en ontslagplanning en stuurt ze bij in nauw overleg met de opnamedienst.
• Je staat in voor de correcte ontvangst en verzending van stalen volgens de voorgeschreven procedures.
• Je zorgt voor de correcte en volledige ingave van alle technische prestaties voor een correcte tarificatie.
• Je volgt het intern en extern patiëntenvervoer op.
• Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
• Je zorgt voor de ontvangst, sortering en verdeling van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
• Je klasseert en archiveert diverse (papieren en digitale) documenten op een snelle en gestructureerde manier.
• Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende(n), verpleegkundige(n) of arts(en) waar nodig.
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. probleemmeldingen via Facilink) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je staat mee in voor de organisatie van het onthaal en de orde en netheid van de consultatieruimtes. Je streeft naar een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Je signaleert problemen en doet voorstellen voor aanpassingen of optimalisaties betreffende jouw takenpakket.
• Je notuleert bij vergaderingen en maakt verslagen op.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
• Je rapporteert dagelijks aan je leidinggevende(n), artsen, stafleden, collega’s, verpleegkundigen. 

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs. Je hebt bij voorkeur een administratieve opleiding gevolgd en/of hebt administratieve ervaring. 
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. 
• Basiskennis van medische terminologie is een meerwaarde. 
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. 
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk. 
• Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken. 
• Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten. 
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. 
• Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen. 
• Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend), de testen gaan door op campus UZ Gent op dinsdag 17 juni 2025 om 17u15.
Deel 2: Preselectie op CV en motivatiebrief.
Deel 3: Competentiegericht interview op woensdag 25 juni 2025 (voormiddag).