Secretaris-expert Allied Health Professionals (AHP)

Functieomschrijving

Als Secretaris-expert bied je secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteuning aan de leidinggevenden van de Allied Health Professionals (AHP), waaronder de diensten Kinesitherapie, Ergotherapie, Logopedie, Diëtiek en Psychologie. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse werking van de afdeling en draagt bij aan een efficiënte, kwaliteitsvolle en professionele ondersteuning.

Je takenpakket omvat onder meer:

• Je ondersteunt de leidinggevenden op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak en beheert hun agenda's, afspraken en vergaderingen.
• Je plant en organiseert vergaderingen, stelt agenda's op, verzamelt relevante documenten, notuleert en zorgt voor een correcte opvolging van actiepunten.
• Je beheert de correspondentie van de leidinggevenden (post, e-mails, vertalingen en archivering), behandelt inkomende telefonie en bent een aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Je coördineert en volgt diverse complexe administratieve dossiers op (o.a. personeelsdossiers, accrediteringen en samenwerkingsovereenkomsten).
• Je verzorgt de personeelsadministratie van de AHP-diensten (o.a. aanvragen, prestaties, vormingen en dossiers) in samenwerking met het departement Personeel en Organisatie.
• Je organiseert lezingen, opleidingen, congressen en andere professionele evenementen en staat in voor de praktische en administratieve opvolging.
• Je organiseert binnen- en buitenlandse verplaatsingen en staat in voor reservaties, inschrijvingen en betalingen.
• Je ondersteunt de financiële opvolging van budgetten, inkomsten, uitgaven, facturatie en financiële rapporteringen.
• Je staat in voor diverse administratief ondersteunende taken (o.a. archiefbeheer, databanken, zaalreservaties, voorraadbeheer, ICT-meldingen en de agenda's van de sporthal en het zwembad).
• Je denkt mee na over de optimalisatie van administratieve processen en werkmethodes en volgt beleidskeuzes, regelgeving en interne richtlijnen op.
• Je neemt actief deel aan werkgroepen en investeert in je professionele ontwikkeling om een kwalitatieve dienstverlening te blijven garanderen.
• De werktijden worden bij voorkeur gespreid over halve dagen. Andere werkregelingen zijn bespreekbaar in functie van de noden van de dienst en de geschikte kandidaat.
• Je werkt bij voorkeur van maandag tot en met vrijdag, 4u per dag. 

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig en handelt en redeneert op bachelorniveau.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt een goede kennis van MS Office en bent bereid je in te werken in de dienstspecifieke softwaretoepassingen.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de drie kernwaarden van UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd, afgestemd op je gesprekspartner en de situatie, en werkt vlot samen met verschillende disciplines binnen de Allied Health Professionals en andere ondersteunende diensten.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je combineert secretariële nauwkeurigheid, organisatorische sterkte en inhoudelijke expertise en werkt proactief en zelfstandig binnen een complexe ziekenhuiscontext met focus op kwaliteit, samenwerking en continue verbetering.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, bewaart het overzicht en stelt de juiste prioriteiten, ook wanneer je meerdere dossiers en deadlines combineert.
• Je voert je werk zelfstandig uit, neemt verantwoordelijkheid voor de opvolging van je dossiers en stemt regelmatig af met de leidinggevenden.
• Je onderneemt gerichte acties om doelstellingen te behalen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van administratieve, personeels- en financiële dossiers.
• Je neemt initiatief, signaleert verbeterkansen en denkt actief mee over efficiëntere administratieve processen en werkmethodes.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waarin samenwerken, kwaliteitsvolle dienstverlening en continue ontwikkeling centraal staan.

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen, plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst.(adviserend), de testen vinden plaats op donderdag 15 oktober 2026.

Deel 2: Prelectie op cv en motivatiebrief

Deel 3: Competentiegericht interview op maandag 2 november 2026.