Staf- en beleidsadviseur/Management assistant facilitaire poli oogheelkunde

Functieomschrijving

Je werkt mee aan de beleidsontwikkeling en optimalisatie van de polikliniek P1-P2 en ondersteunt de medisch diensthoofden en andere leidinggevenden bij de verdere uitbouw van de werking. Tegelijk zorg je mee voor een vlotte administratieve, organisatorische en dagelijkse werking van de polikliniek.

• Je werkt mee aan de ontwikkeling en uitvoering van het beleid van polikliniek P1-P2, in overleg met de medisch diensthoofden, stafleden en andere leidinggevenden en rekening houdend met de doelstellingen van de poli, het globale beleid van de sector en het UZ Gent.
• Je ontwikkelt, operationaliseert en volgt het administratief, logistiek, financieel en/of personeelsbeleid binnen polikliniek P1-P2 op en werkt hieromtrent aan procesoptimalisatie.
• Je maakt procedures en werkmethodes op voor de administratieve, logistieke, financiële en/of personeelswerking van de poli.
• Je zorgt voor de implementatie van operationele voorstellen ter verbetering van de dienstverlening.
• Je stuurt, begeleidt en evalueert – samen met de andere leidinggevenden – veranderingsprocessen binnen de poliklinieken en ondersteunt ziekenhuisbrede administratieve projecten binnen de polikliniek.
• Je organiseert en optimaliseert de administratieve processen op de polikliniek op een patiëntgerichte wijze (o.a. organisatie van het secretariaat/onthaal, opstellen van interne planningen voor zowel de administratieve medewerkers als de artsen en ASO’s)
• Je informeert de medewerkers en organiseert werkvergaderingen met de verschillende personeelsgroepen.
• Je staat in voor het opvolgen, controleren (foutenlijsten) en factureren van de door de poli geleverde prestaties en verleent advies inzake betwistingen.
• Je bereidt financiële plannen voor in het kader van samenwerkingsovereenkomsten, alsook contracten met consulenten en externen.
• Je ondersteunt het personeelsbeleid, onder meer bij de planning, taakverdeling, verlof en vervanging. Je organiseert en ondersteunt werkoverleg en zorgt voor een goede informatiedoorstroming.
• Je ziet toe op de goede uitvoering van de processen en activiteiten (vastgelegde richtlijnen, procedures, standaarden en werkmethoden) en rapporteert hierover aan de interne bestuursorganen.
• Je verzekert, in afwezigheid van de dienstverantwoordelijke, het goed functioneren van de administratieve dienst.
• Je bestelt, volgens de bestaande procedures, het nodige standaardmateriaal zodat de medewerkers hun taken kunnen uitvoeren (het specifieke/complexe materiaal wordt door de coördinator besteld)
• Je overlegt en wisselt informatie uit met andere diensten;
• Je controleert de kwaliteit van de geleverde diensten en formuleert voorstellen aan de hiërarchisch verantwoordelijke om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
• Je voert ook zelf de kerntaken van de polikliniek mee uit, volgt de administratieve dossiers op en ondersteunt de medewerkers bij het oplossen van complexe problemen. 
• Je blijft op de hoogte van relevante ontwikkelingen, regelgeving en trends en staat in voor je eigen permanente vorming en ontwikkeling.

Gewenst profiel

• Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma en/of relevante ervaring in een staf-, beleids- of coördinerende functie.
• Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie, of je bent bereid deze op korte termijn aan te leren.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede kennis van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je bent analytisch, organisatorisch sterk en werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en kan verschillende opdrachten en dossiers zelfstandig opvolgen.
• Je kan helder en vlot communiceren en stemt je communicatie af op verschillende doelgroepen.
• Je bent flexibel en kan vlot schakelen tussen beleidsmatige, organisatorische en administratieve taken.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken centraal staan.

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar redeneervermogen, een persoonlijkheidsvragenlijst en een planningsoefening (adviserend). Deze testen vinden plaats in het UZ Gent op donderdag 19 november 2026 om 17u15.
Deel 2: Preselectie op cv, motivatiebrief en testresultaten.

Deel 3: Preselectie na rondleiding, kennismakingsgesprek en afstemmen verwachtingen. 

Deel 4: De maximum 5 kandidaten die heb best aansluiten bij het gevraagde profiel worden uitgenodigd voor het competentiegericht interview, voorafgegaan door een praktijkgerichte casus op vrijdag 18 december 2026 (namiddag) of dinsdag 5 januari 2027 (voormiddag).