Staf- en beleidsexpert P&O - Aan- en afwezigheden

Functieomschrijving

Als staf- en beleidsexpert binnen de dienst Aan- en Afwezigheden, die deel uitmaakt van het departement Personeel & Organisatie (P&O), werk je aan een efficiënte, kwaliteitsvolle en toekomstgerichte dienstverlening. Enerzijds ontwikkel je goed onderbouwde beleidsvoorstellen ter ondersteuning van het management. Anderzijds neem je een actieve rol op in de implementatie van beleidsbeslissingen en operationele projecten binnen jouw domein. Je werkt nauw samen met het team van functionele beheerders van het plannings- en tijdsregistratiesysteem en rapporteert aan de dienstverantwoordelijke.

• Je coördineert en realiseert projecten binnen de dienst, van voorbereiding tot opvolging, en stemt daarbij regelmatig af met je leidinggevende, andere P&O-diensten en ICT.
• Je stelt op basis van de gekozen beleidslijnen procedures en implementatieplannen op, en vertaalt beleidsthema’s naar de praktijk. Je plant en voert pilootprojecten uit en creëert draagvlak bij medewerkers voor nieuwe werkwijzen.
• Je begeleidt de implementatie op het terrein, signaleert ontwikkelingen en knelpunten, en zorgt voor een vlotte communicatie naar de verschillende doelgroepen.
• Je monitort relevante indicatoren, evalueert de voortgang en stelt verbeterprojecten op die bijdragen aan de verdere professionalisering van de dienst.
• Je verzamelt, analyseert en interpreteert gegevens uit het plannings- en tijdsregistratiesysteem om het management te ondersteunen bij beleidsbeslissingen.
• Je vertaalt nieuwe noden van interne klanten naar concrete oplossingen en begeleidt hun implementatie in de praktijk.
• Je ontwikkelt en onderhoudt rapporten, procedures en handleidingen, en geeft opleidingen aan eindgebruikers.
• Je verdiept je in de datasystemen die gekoppeld zijn aan het planningssysteem, ondersteunt de maandelijkse loonverwerking en de jaarafsluiting, en beheert complexe personeelsdossiers rond uurroosters en arbeidstijd.
• Je adviseert collega’s en leidinggevenden bij vragen over personeelsplanning en ondersteunt hen bij de toepassing van beleidsthema’s in hun werking.
• Je onderhoudt nauwe contacten met ICT, andere P&O-diensten en de leverancier van het planningssysteem om een efficiënte en kwaliteitsvolle werking te garanderen.
• Je blijft op de hoogte van relevante regelgeving en evoluties binnen je vakgebied en neemt actief deel aan interne en externe vormingsmomenten.

Gewenst profiel

• Je bent bij voorkeur in het bezit van een masterdiploma of je redeneert door kennis en ervaring op masterniveau.
• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een administratieve functie binnen een personeelsdienst of in projectwerking, bij voorkeur in een complexe organisatie of binnen de zorgsector.
• Je hebt een grondige kennis van beleidsthema’s binnen het domein van personeelsbeleid, planning en tijdsregistratie, en je beschikt over kennis van analysemethodieken, rapportering en projectmanagement.
• Ervaring met personeelsplanning, plannings- en tijdsregistratiesystemen en kennis van de werking van UZ Gent zijn een belangrijke troef.
• Je bent sterk in MS Office. Je werkt vlot met MS Excel, je bent vertrouwd met formules, draaitabellen en dataverwerking.
• Je staat voor de 3 kernwaarden van het UZG: respectvol, integer en verantwoordelijk. 
• Je denkt klantgericht, neemt initiatief en zoekt actief naar oplossingen.
• Je communiceert open, helder en gestructureerd, afgestemd op de doelgroep en situatie.
• Je hebt visie en kan deze helpen ontwikkelen en vertalen naar de operationele context van de afdeling.
• Je bent research-minded, volgt ontwikkelingen en regelgeving op, en staat open voor vernieuwing en verandering.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en behoudt overzicht. Je bepaalt duidelijke doelen, stelt prioriteiten en plant je werk zo dat je de vooropgestelde resultaten haalt.
• Je werkt zelfstandig. Je gaat met een positieve blik je opdrachten tegemoet en draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.

Selectieprocedure

Deel 1: Screening op cv en motivatie.

Deel 2: Computergestuurde testen die peilen naar het algemeen en verbaal redeneervermogen (uitsluitend) en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Deze testen gaan door in UZ Gent.

Deel 3: Competentiegericht interview met een schriftelijke opdracht vooraf op dinsdag 27 januari 2026 (voormiddag).